Uren binnen zonder vrijdagmiddagchaos

Waarom komen uren pas op vrijdag binnen?

Omdat het invullen op vrijdag gebeurt. Een briefje in de bus, een appje naar kantoor of een formulier dat je thuis op de laptop moet openen: alles wat niet op de bouwplaats zelf kan, schuift op.

Op vrijdagmiddag reconstrueert iemand vier dagen terug. Welk team stond dinsdag op de Hoflaan, en was dat halve dag of hele dag. Dat wordt schatten, en schatten gaat altijd dezelfde kant op.

Het gevolg zie je pas later. Kantoor kan niet factureren, de planning klopt niet meer en de nacalculatie van dat werk is gebaseerd op een reconstructie in plaats van op wat er gebeurde.

Hoe boek je uren zonder dat het werk stilvalt?

In halve uren, met een min en een plus. Geen stopwatch die iemand moet starten en stoppen, en geen inchecken op locatie. Een man met handschoenen aan en stucwerk op zijn scherm moet dit met één duim kunnen.

Het werk staat al klaar, want de planning komt uit Robaws. De uitvoerende ziet vandaag zijn eigen regel, tikt het aantal uren en de uursoort aan, en is klaar. Wat hij niet hoeft te doen: een project opzoeken, een code intypen of een adres overschrijven.

Geen bereik in een kelder of op een nieuwbouwkavel is een normale toestand, geen fout. De boeking wordt lokaal bewaard, je ziet een strook met het aantal wachtende boekingen, en zodra er weer verbinding is gaat alles mee.

Wat doet de voorman met wat de werkvloer vergeet?

Een team van zes man boekt nooit voor honderd procent zelf. Er is altijd iemand die zijn telefoon in de bus liet liggen of die 's avonds vergat te tikken.

De voorman ziet zijn mensen op één scherm, met per man wat er staat en wat er ontbreekt. Hij vult de gaten aan en dat is zichtbaar: er staat bij wie de boeking gemaakt heeft. Zo blijft het controleerbaar en houdt niemand het gevoel dat er achter zijn rug om iets is ingevuld.

Dat scheelt kantoor het rondbellen. In plaats van zes losse berichten is er één iemand die de dag afsluit.

Ook praktisch: een voorman op de vloer zit op een Werkvloer-seat. Wil hij er ook vanaf de laptop bij, dan wordt het een Kantoor-seat. Dat is een keuze per persoon en niet iets wat je voor het hele bedrijf hoeft te beslissen.

Wanneer staat het in Robaws?

Bij het boeken, of zodra er weer bereik is. Een uur gaat als boeking naar de werkbon in Robaws, met de medewerker en de uursoort erbij.

Kantoor controleert in de web-omgeving wat er binnen is voordat het definitief wordt. Een status als open, geboekt of te laat krijgt een woord en niet alleen een kleur, zodat je in één oogopslag ziet welk team nog iets open heeft staan.

Staat je Robaws-omgeving tijdelijk op alleen-lezen, dan blijven de boekingen in de wachtrij tot schrijven weer aan staat. In Crewy zijn ze er al.

Wat je daarmee wint is niet alleen een rustigere vrijdag. Uren zijn op de meeste afbouwwerken de grootste kostenpost, dus zodra ze dezelfde dag binnen zijn, klopt je beeld van een lopend werk ook dezelfde dag.