Waarom je marge pas in maart blijkt

Waarom weet je de marge pas maanden later?

Een werk loopt zes weken. De uren van week één komen op vrijdag van week twee binnen, of later. De inkoopfactuur van de stucplaten komt na levering, wordt geboekt en belandt soms pas een maand later op het juiste project.

Daarna moet er nog iemand naar kijken. In de praktijk gebeurt dat bij de kwartaalafsluiting, of pas als de accountant vraagt hoe het onderhanden werk eruitziet.

Het resultaat is een cijfer dat klopt maar niets meer oplost. Je weet in maart dat het werk van november vier procent onder de calculatie zat. Je kunt er in november niets meer aan doen.

Wat zit er in de kostprijs van een werk?

Twee dingen die je zelf boekt: de werkbonkosten en de inkoop. Werkbonkosten zijn de geboekte uren maal het kostprijstarief per uursoort, plus het materiaal dat op de werkbon staat. Inkoop is wat je erbij koopt: materiaal, onderaanneming, huur van materieel.

Daar komt een opslag voor algemene kosten bij: kantoor, verzekering, bus, telefoon, software. Welk percentage je daarvoor hanteert is je eigen keuze en hoort uit je eigen jaarcijfers te komen. Een percentage uit een artikel overnemen levert een som op die er goed uitziet en niets betekent.

Die drie samen zijn je kostprijs. De verkoopprijs is wat er in de offerte staat. Het verschil is de dekking, en die wil je per positie zien en niet alleen op het totaal.

• Werkbonkosten: uren maal kostprijstarief plus materiaal op de bon
• Inkoop: materiaal, onderaanneming, materieelhuur
• Opslag voor algemene kosten, met je eigen percentage

Hoe zet je nacalculatie tegen de offerte?

Door op hetzelfde niveau te vergelijken als waarop je gecalculeerd hebt. Heb je per positie geoffreerd, dan wil je per positie terugzien wat het geworden is. Een werk dat op totaalniveau precies uitkomt kan intern bestaan uit een positie die veertig procent overschrijdt en een positie die dat toevallig dekt.

Dat verschil is wat je de volgende keer nodig hebt. Als het stucwerk structureel twee uur per ruimte meer kost dan je norm, dan is je norm fout, niet het team. Als het altijd hetzelfde team is, is het iets anders.

Meerwerk hoort als aparte regel in dezelfde vergelijking. Anders lijkt een werk dat goed liep verliesgevend omdat er drie dagen onbetaald extra werk in verdwenen zijn.

Waarom belanden kosten zonder kostendrager?

Omdat de boeking van een kostenpost op het moment van boeken het werk niet kent. Een factuur zonder projectnummer, een bon uit de groothandel die op de algemene kostenpost belandt, of uren op een verzamelproject.

Elke post zonder kostendrager verdwijnt uit je nacalculatie en komt terug in het bedrijfsresultaat. Daar schuift je marge dan van werk naar overhead, zonder dat iemand een fout maakt.

De eerste winst zit hier, niet in slimmere rapportage. Een uur dat direct bij het boeken aan een werkbon en een medewerker hangt, kan later niet meer op de verkeerde plek terechtkomen.

Hoe zie je dit tijdens het werk in plaats van erna?

Door de uren dezelfde dag binnen te krijgen. Dat is de enige kostenpost die je in real time kunt hebben, en op de meeste afbouwwerken is het ook de grootste. Staan de uren van maandag op maandagavond in Robaws, dan zie je dinsdag al hoeveel je van je begrote uren verbruikt hebt.

In de web-omgeving zie je per werk het verbruik tegenover de calculatie, met de geboekte uren en de kosten die er al op staan. Op een werk van zes weken merk je dan in week twee dat je scheef loopt, niet in maart.

De inkoopkant blijft trager, want die hangt aan het tempo van je leveranciers en je boekhouding. Wat je daar wel kunt doen is zorgen dat elke bon een kostendrager heeft op het moment dat hij binnenkomt.

Wat Crewy hier doet is de invoerkant: uren die dezelfde dag geboekt zijn, op de juiste werkbon en de juiste medewerker. Robaws blijft de plek waar de facturen, de inkoop en de administratie staan.