Wat gaat er wel en niet naar Robaws?

Waarom gaan foto's niet mee?

Een werkbon in je ERP is een financieel document. Zestig foto's van een dakrand horen daar niet in, maar je wilt ze wel terug kunnen vinden bij discussie met de klant. Daarom staan ze in het gesprek van dat werk, met datum, naam en plek, en blijven ze doorzoekbaar.

Het tweede argument is praktisch. Media die je bulksgewijs naar je ERP duwt maken elk overzicht traag en elke export zwaar. Na een jaar zoekt niemand meer in die bijlagen, en de administratie zit ermee opgescheept.

Wat je wel houdt is bewijs op de plek waar de discussie plaatsvindt: het werk. Een foto van voor de start, een foto van de schade en een foto van de oplevering, allemaal aan hetzelfde project gekoppeld.

Wanneer landen uren in Robaws?

Direct bij het boeken, of zodra er weer bereik is. Een boeking die offline gemaakt wordt blijft in de wachtrij staan en gaat mee zodra de telefoon weer verbinding heeft.

Staat je omgeving op alleen-lezen, dan blijft de boeking in de wachtrij tot schrijven aan staat. Je verliest niets en je team merkt er niets van. De uren staan in Crewy, ze staan alleen nog niet in Robaws.

Een uur wordt geboekt op een werkbon, op een medewerker en op een uursoort. Die koppeling tussen een Crewy-account en een medewerker in Robaws leg je één keer vast, en zonder die koppeling kan iemand geen uren boeken.

Terugschrijven gebeurt per boeking en niet als een bulkoverzetting aan het eind van de week. Dat scheelt dubbele regels als iemand zijn uren corrigeert, en het betekent dat kantoor dezelfde dag ziet wat er staat in plaats van op maandag.

Wat leest Crewy uit Robaws?

Projecten en regiewerken, planning, medewerkers, werkbonnen en geboekte uren. Voor calculatie ook artikelen en inkoopprijzen. De synchronisatie loopt elke tien minuten.

Crewy maakt zelf nooit een artikel aan en verzint nooit een code of een prijs. Wat er niet in Robaws staat, staat ook niet in Crewy. Dat is een bewuste keuze: je wilt geen tweede stamdatabestand dat langzaam uit de pas gaat lopen.

Ligt Robaws er even uit, dan werkt de werkvloer door op wat er al binnen is. De prijzen krijgen een datumstempel, zodat je ziet van wanneer ze zijn.

• Lezen: projecten, planning, medewerkers, werkbonnen, artikelen
• Schrijven: geboekte uren
• Optioneel en standaard uit: een korte projectopmerking
• Nooit: foto's, bijlagen, chat, mededelingen

Waarom is die grens niet instelbaar per soort?

Omdat een half doorgetrokken grens het ergste van twee werelden oplevert. Als sommige foto's wel in Robaws staan en andere niet, weet niemand meer waar hij moet kijken.

Eén regel is beter te onthouden: de administratie krijgt cijfers, het werk houdt het verhaal. Wat je wel kunt aanzetten is die korte projectopmerking, zodat een planner in Robaws ziet dat er iets speelt zonder dat hij de hele chat krijgt. Meer over de grens staat op de pagina over de Robaws-koppeling.

Staat je omgeving bewust op alleen-lezen, bijvoorbeeld tijdens een proefperiode, dan blijft die regel ook gelden. Er vertrekt niets, de werkvloer werkt door en de wachtrij loopt leeg op het moment dat je schrijven aanzet.